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本文作者 | 经韬纬略智库

全文7373字

【本文结构】

♨岗位设置表的编制

♨岗位编码如何设置

♨岗位描述用词规范

♨岗位职责描述编写要点

♨工作描述编写要点

♨岗位任职资格编写要点

♨职务说明书的模板

岗位设置表的编制

岗位设置表是岗位设置工作的最后成果,是企业规范化管理的一个正式的、重要的文件。岗位设置表通常有部门职位设置表和公司岗位设置表两种形式。

一、部门职位设置表

按照各个部门、各个单位的岗位分别设置的表称为部门岗位设置表。这种表主要是介绍部门内有几个岗位、工作职责等,每个部门一张表。例如,公司一共有11个部门,那么就要有12张表。其中公司高层,如公司总经理、各个副总或者总监之间的分工也要有一张岗位设置表。

企业下属单位,如中心或者实验室也要单独一张表。如果是地区公司或者分公司,可能跟总公司一样要有两个层次;一个层次就是分公司的领导要有一张表;另一个层次是分公司各个部门要有一张表。

岗位设置表跟岗位说明书是不一样的。岗位说明书是把岗位的主要职责、部分责任、支持责任全部写清楚,岗位设置表只写主要职责。例如,表1某公司企业管理部岗位设置表。

表1 管理部岗位设置表

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小贴士

这里需要提醒的是:部门岗位的设置,一定要根据部门的职能的大小来通盘考量,并有足够的工作量来支持岗位的存在价值。如果设置的岗位工作量不足,则应考虑将其他岗位的职责充实在该岗位,或者撤销该岗位将职责归并到其他岗位中。

二、公司岗位设置表

公司岗位设置总表把全公司的岗位统一排成一张大表,上面只写明岗位编号、岗位部门、岗位名称而不写岗位职责,总表包括三个栏目。

1.岗位编号

规范化管理中,文件前面都有一个英文字母。例如,岗位设置用g,g后面的数字表示一个部门,假如公司有11个部门,分别用g—1、g—2等表示,分别表示企管理部、生产部等。如果是第一个部门的第一个岗位就叫1001,第二个是1002等。这样编的好处是:实现计算机化、信息化管理的时候比较方便。

2.岗位部门

每家企业都由若干个部门组成,不同的岗位也分别隶属于各个部门。例如,生产管理员这个岗位就隶属于生产部。

3.岗位名称

首先确定称呼方法,如公司的最高领导有的叫总裁,有的则叫总经理等等。各部门的领导有的叫部长,有的叫经理。部长或者经理之下有的单位叫主管,有的单位叫专员。科员里面能承担一定责任的、级别相对高一点的叫主任科员,承担一般责任的可能叫作员工管理员、培训员等。这样就把公司的所有岗位的名称统一起来,列在岗位设置表里。

表2 某科技集团有限公司岗位设置总表

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小贴士

岗位名称的确立应建议从以下几个方面着手:一是管理国家职业标准的分类规范,见《中华人民共和国职业分类大典》。二是参照美国2010年修订的职义分类标准。三是参照行业的通行标准。四是参照本企业的约定俗成。

【管理分享】 企业岗位管理办法

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表3 岗位调整申请表

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岗位编码如何设置

岗位编码,也叫岗位编号、工作代码。目的是使企业的管理标准化,能够迅速、有效查找所有职位,以及职位的上下级关系。因此组织应给每一个岗位进行编码,以分辨该岗位在组织中的地位关系。

【管理分享】 某公司岗位与部门组织编码规则

一、目的:为使公司岗位与组织编码标准化。明确岗位与部门的地位关系。

二、适用范围:公司所有部门与岗位。

三、权责

3.1 人力资源部负责组织与岗位编码的编制。

3.2 各部分负责按标准落实及监督按规范填写。

四、管理内容

4.1部门代码编制规则。

(1)部门代码以大写字母加阿拉伯数字组成,具体为

(2)部门类别明细

一级部门:总部(1)总经办(2)管理部(3)生产部(4)研发部(5)财务部(6)业务部(7)

二级部门:生管课(1)五金课(2)电子课(3)涂装课(4)塑胶课(5)仓储课(6)压铸课(7)组装课(8)品管课(9)人力资源部(10)总务课(11)研发课(12)工程课(13)

三级部门:

五金课:冲压组(1)模具组(2)螺管组(3)

电子课:电子组(1)电源组2)

涂漆课:喷粉组(1)色漆组(2)清洗组(3)

仓储课:材料组(1)成品组(2)搬运组(3)

压铸课:压铸组(1)抛光组(2)

组装课:组装线(1)组装线(2)组装线(3)……组装线(7)

人力资源课:招聘组(1)培训组(2)人资组(3)

总务课:维修组(1)清洁组(2)保安队(3)

研发课:绘图组(1)样品组(2)

工程课:模具组(1)ie组(2)

4.2 岗位代码编制规则

4.2.1 岗位代码以部门代码 二位阿拉伯数字组成

4.2.2 岗位代码一览表

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小贴士

岗位编码规则不是仅有本书介绍的一种模式,各位hr同行应根据自身企业岗位层级的多少、岗位数量的多少以简单明了的方式来编写,千万不可搞得太复杂。

岗位描述用词规范

在岗位职责与任职资格的描述中,会经常选用一些具体的动词来准确表述意思。通过具体的词汇可以指出工作的种类、复杂程度任职者需具备的具体技能与技巧,因此,动词的应用必须准确,传递明确的指向信息。以及应承担的具体责任范围等。具体常用动词(部分)见表3。

表3 岗位描述用词规范

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表4 岗位能力分级表

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岗位职责描述编写要点

岗位职责是为了实现公司和部门的目标。根据部门的职能进行分解该岗位应承担的工作责任和工作任务。一个岗位包含有多项具体的岗位职责、一项岗位职责包括有多项工作任务,在进行岗位职责的描述时应注意以下的要点。

1.岗位职责描述的逻辑性

要求每一个岗位都有多项的职责,在进行岗位职责时应按照顺序清晰的排列,条理上清楚,既不能使各岗位的职责重叠,也不能留有空白。

图1 职责分解示意图

2.岗位职责描述按照职责重要程度编写

每个岗位的多项职责的重要程度都不是一样的,有主要的职责和一般的职责之分。因此在进行岗位描述时,应根据岗位的核心工作内容,以及工作任务繁简程度,将主要职责排在前面,依次往下排列,使岗位职责层次,主次分明,岗位任职者使用时就能主次分明。

3.岗位职责描述要按照履行职责的频率来编写

每项职责在履行时,其工作任务的发生有每天必须做的,如人事专员的职责之一的考勤管理,就必须每天处理。但也有的工作任务每周进行一次,或每月进行一次,或每年进行一次或几次的。因此频率高的工作职责一般写在前面,依次往下排列。

4.岗位职责描述用词要规范标准

每一句话只完整表达一项基本职责,撰写的句式一般为:行为 行为对象 限制条件 达到的效果 考核标准,即通过哪些工作,怎么去做才能完成职责(如财务课长的职责之一的描述:履行财务课职责,按时、按质、按量完成财务经理下达的任务)并且用词准确表达含义,不模棱两可;语言通俗易懂,不用生词,自创或随意简化的词句。

5.职责项目的数量和权重

每个岗位职责的数量有多有少,根据部门职责分解到每个岗位的数量一般在6~8项为宜。但也不能少于4项,个别岗位可酌情增加和减少,过多过少都不符合岗位的设计原则,容易造成岗位的忙闲不均;各项职责占所有工作的比重应按其实际工作来评估确定比例填写,每项职责占用时间一般不大于所有职责的5%。

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岗位职责的定义:是指该岗位需要完成的工作内容以及应承担的责任范围。它是组织为完成某项任务而确立的。

工作描述编写要点

工作说明书在企业管理中的作用就是帮助岗位任职者,了解其工作职责与权限工作地点、范围,工作关系、绩效标准。因此在编写工作描述中明确撰写重点就非常重要。

一、岗位标识编写要点

职位标示就如同一个产品的标签,让岗位任职者一看对该岗位有一个很直观的印象,就能够判断出该岗位是做那些大概的工作的,一般包括:职位名称、职位编号、直接上级、下级岗位与人员数、晋升通道、轮转岗位、职等职级等。

1.岗位名称编写要点

第一,根据国家职位规范标准目录的岗位命名来规范公司的岗位名称,使企业岗位名称与国际国内的称谓接轨,可以避免职务说明书以后用于招聘时减少应聘者的误会。第二,用行业与企业的通行的称谓或约定俗成,尽量不要为了标新立异,别出心裁,随意杜撰。第三,严格按公司“岗位设置表”编写,一个企业相同的或相似的工作内容的岗位不可出现二个职位名称,如“总裁助理”与“助理总裁”,这样的随意现象。

2.岗位编写填写要点

岗位编码必须严格根据企业“岗位编码一览表”规定编写填写,不可随意变动。

3.所在部门填写要点

一般按该岗位所在的部门—处(室)—课(室)—组(班)的全称来填写(参照组织结构图中该岗位所处部门)不可简化名称。如“生产管理部”简化为“生产部”或“生管”。

4.直接上级编写要点

这里指的是具有行政关系意义上的上级,而非职能关系意义上的上级。如课长的上级是经理或部长,而同时又有ie工程师来指导课长的工作,则工程师不可作为该岗位的上级,因其没有行政隶属关系,只是技术指导关系;注意行政副职的现象,如此岗位没有具体的分管安排,则其只为正职岗位的下级,而没有直属下级岗位,自然也不是任何岗位的直接上级。

5.直属下级岗位名称填写要点

此与第4点存在对应关系。对于管理中幅度较大的部门可能不止一个下级,或许有多个下级的情况。

6.晋升通道的编写要点

一个企业的员工发展通道应不只有一个通道,公司在制订员工发展计划既要考虑让员工从纵向的发展,也要考虑横向的发展,即从行政上升或从技术、业务上提升。如秘书岗位纵向的发展。秘书→助理→组长→课长→经理→总监;横向发展:初级秘书→中级秘书→高级秘书→资深秘书。因此对晋升通道的填写一般以双通道更为科学。

7.轮换岗位的编写要点

岗位的轮换是使员工克服单调的工作,唤起员工工作热情的方法,一般采用的是列举方法将可以轮换的岗位排列出来,但要注意遵循先部门内轮岗,再部门外轮岗的顺序,岗位轮换不是随意调岗,要考虑三个方面的因素:一是属于岗位工作范围的扩大,二是岗位不要跨部门或跨区域,三是岗位的难易程度相当。

8.职等、职级的编写要点

职等职级的填写一般是在对岗位的价值评价之后,通过岗位评价确定岗位的等级。

小贴士

编写岗位标示的目的,是便于我们对岗位的管理。它是职务说明书的具体项目之一。企业可以根据自己的实际情况来决定所包含的信息。

二、岗位概要的编写要点

就是用一句或几名话比较简单而精确说明岗位为什么需要存在,让一个对这一岗位毫无了解的人一看岗位概要就知道该职位承担哪些职责。一般用动词来准确地描述,如“以何为目的……,有何限制……,有何做法”。此陈述只包含手段与结果,不包括达成结果的过程描述。具体动词应用见“岗位描述动词规范”。

例如,某企业行政部经理的职位概要为:负责公司日常行政事务的管理及后勤保障工作;参与公司规章制度的制定,监督制度的执行。

小贴士

岗位概要顾名思义就是对岗位的工作内容与职责进行提炼,用一句或几句最精练的语言表述出来。因此,内容与职责的综合性、语言的简洁性、意思的明确性是其主要的衡量要求。

三、工作关系的编写要点

工作关系是指用于说明任职者履行职务时与企业的内部或外部的人员因工作关系而发生的联系。一般用工作关系图来描绘一个岗位上下左右的各种工作关系和工作对象。

1.输入

(1)指导:对该岗位进行工作指导的岗位,包括直接上级、间接上级以及上级指定的指导人员。对于没有间接上级的可以空缺这一项。

(2)客户需求:是指相对于该岗位而言,客户对其提出的工作上的要求,这种需要一般会与岗位职责相对应。

(3)外部信息:是指公司外部会影响到该岗位工作的信息来源有哪些,包括客户、供应商、政府机关、社会组织、竞争对手等。

2.输出

(1)工作产出:是指该岗位工作产出的结果,一般与客户要求相对应。

(2)影响对象:是指该岗位工作产出的结果影响到的各种对象,包括公司内部客户和公司外部客户的各种对象。

(3)协同指该岗位在履行本岗位职责的过程中,需要一起协同工作的岗位或部门。一般将需协同的对象列举。

(4)在对工作关系描述时只需列举发生关系的对象即可,不要求对描述的对象细化。

图2 工伤处理专员工作关系图

四、工作权限的描述要点

它是说明岗位任职者完成工作任务,承担责任,所必需的岗位权限范围。一般从三个方面来描述:一是人事方面的权力,二是财务方面的权力,三是技术方面的权力。在描述权力时一般用三种权力方式:一是建议权,二是审查权,三是批准权。在对权限描述时应注意:

(1)批准权的唯一性。建议权可以由多个岗位享有,审查权也可以由一个或几个岗位享有,但批准权则是只能由唯一的岗位作出。

(2)岗位的权力一定是保证该岗位职责履行所必备的。

(3)要将岗位行政职责与权限区别开来,行政职责不是所规定的权限,如对岗位的定级是属于管理职责而非权限。

表5 主要职权定义

小贴士

在编写职务说明书的工作权限时,一定要体现权限与职责的对等性,有责要授权,有权必须履责。

五、绩效标准的编写要点

岗位绩效标准是企业期望该岗位任职者完成工作任务时须达到的标准,在编写绩效标准时应注意以下要点:

(1)应明确考核的岗位是该岗位的上一级岗位,而不是某个人。

(2)考核的内容一般包括三个方面:一是工作的能力,二是工作的行为(过程),三是工作的结果(业绩,包括正业绩、负业绩)。

(3)考核的方式与时间:即在什么时间(多长)用什么样的方式来进行考核。

小贴士

绩效标准的制定一定要保证大多数任职者“跳一下够得着”,既不能太低,让员工失去积极性,也不能太高让任职者望而生畏,打击其积极性。为此,制定合理的绩效标准是能否绩效考核能否真正落地的关键因素。

六、工作条件与时间编写要点

工作的条件包括工作地、工作场所的物理条件、职业危害因素、工作时间特征等,对工作条件的描述要注意的是:

(1)工作地的描述是一个大的工作区域,如深圳市龙华新区即可。不能范围太大(如广东省或派出机构如美国等),也不能太细(如某街道某路某号)。

(2)工作场所的环境应将影响的因素列明,并注明在某因素下的持续时间、频度。如装卸工职位,需说明室外作业,其室外作业时间占总作业时间50%,且室外作业年均4个月处于高温作业(33℃以上)。

(3)工作时间特征的描述:描述的是正常状况下开始工作时间至结束的时间,如上班时间为8:00~12:00,13:30~17:30。有例外情况只需注明即可,如偶尔需加班或出差。

小贴士

随着社会的发展,对影响员工健康的作业环境的改善是每个企业应负的社会责任。因此在职务说明书中应明确告知员工岗位的职业危害因素,以及危害的程度,预防与保护措施。最好有危害的程度的量化标准,以及预防与保护的要求,这样既满足对法律对企业的要求,也能避免劳资纠纷发生。

岗位任职资格编写要点

岗位任职资格也称岗位规范,是指岗位任职者担任该职务时应具备的教育水平、工作经验、身体素质及其他特性要求。它为企业招聘、选拔录用适岗人员,提供决策依据,也为培训与开发提供依据。因此编写时要明确以下几点要求:

一、基本要求的编写

岗位的基本要求的内容包括:年龄、性别、学历、专业、工作经验等方面,一般无特定要求的可缺少该项(如对性别无要求可不描述),对于基本要求的编写应注意如下几点。

1.学历与专业的编写要求

(1)该岗位描述的学历是最低学历要求,也就是说低于此要求后将无法胜任该岗位的工作。所以此描述时不是现在岗位任职者的学历。此点很多企业都是依岗位调查来的现任职者的学历为标准,这是不正确的。

(2)该岗位的专业要求不仅体现满足岗位需求的最低要求,还应规范为与岗位的知识相一致或者相关联的专业要求。当然有些高级管理岗位还需要跨专业跨领域的专业要求的,可采用列举法排列(如某企业行政总裁职位专业要求除工商管理硕士专业外还要求有法律硕士双硕士专业)。

(3)行业资格证书描述:一般应采用国家或行业颁发的资格证书,其名称也应与国家或世界公认的职业标准名称为准。

小贴士

对于专业与学要求的认识误区:一是认为学历高,胜任力就强,其实未必。二是岗位有某项工作需要,就按高标准去对学历进行要求,完全不理会与岗位的整体实际相匹配。一个外资企业的清洁工有没有必要本科毕业,英语四级的水平?答案是不需要的。但笔者就见过某外企的清洁工入职条件中有需英语四级水平的要求,他们的理由是清洁工要负责打扫外国雇员的办公室与宿舍,没有外语不能沟通和交流。

2.工作经验的编写要求

(1)工作经验的编写这里指的是从事与该岗位相近的工作经历,而非该人员的整个工作经历。

(2)工作经验的要求一定要以该岗位任职者在规定的试用期内能胜任该岗位工作为标准,既不能规定的太长,也不能太短。

3.知识技能的编写要求

(1)一定是为完成该岗位工作任务所必须具备的知识或技能,如财会人员的财务知识与财务软件应用。

(2)知识技能的范围要求:即要列出需要什么样的知识和能力。

(3)知识、技能的水平要求:即要描述清楚所需的知识技能应达到什么样的等级、水平,如业务员必须具备四级以上的英文能力、人事专员的文字输入速度(打字能力)要求每分钟输入60字以上等。

(4)其他知识要求:该岗位跨部门的运作知识,如技术岗位领导除技术知识外,还包括所要求的专业知识或相近的专业知识;也包括对该知识要求的最低的要求(即经过粗略了解的知识)。

4.所需能力的编写要求

岗位所需的能力很多,包括分析能力、沟通能力、决策能力、统筹能力、执行能力等,在编写能力时不是将这些能力一一列举,越全越好。因此编写能力要求应注意:

(1)正确履行该岗位职责必须具备的能力就列举,否则就不必列举。

(2)一般列举的是对该岗位而言是最重要的能力。如对于管理队员计划统筹能力非常重要,应是其必备能力;但对于前台文员来讲,语言表达与沟通能力又成为最为重要的能力之一。

(3)如果对该岗位而言只是一般意义的普通的能力,则应不做要求。对能力的要求描述不宜太多,一般不超过三项为宜。

(4)需要说明的是能力与技能是有区别的,不能混为一谈,应细分别。技能具有通过学习,可熟练掌握的特点,如打字;而能力是指要预期的能在不同场合与环境下综合运用的潜质,如创新能力。

表6 岗位能力定义表

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职务说明书的模板

职务说明书的样板不是一成不变的、千面一孔的,各企业根据自身的情况可以设计出适合自己的不同的样板,以下就比较常见的企业的职务说明书介绍如下。

表7 某集团职务说明书样板(一)

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表8 某外资公司职务说明书样板(二)

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表9 某民营企业职务说明书样本(三)

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表10 某控股公司职务说明书样本(四)

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表11 某总公司职务说明书样板(五)

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小贴士

本文列举了比较常见的几种职务说明书的样板,基本涵盖了职务说明书中应有的项目与要求。hr可根据自己企业的实际进行增加或删减。


岗位是企业组织结构中最基本的功能单位,是组织最小的单元,是各业务流程的节点,直接体现为一组具体的工作任务,它是人力资源管理的最基础工作之一。

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